Organização de Imersão Presencial

Antes de tudo é importante ter o objetivo e o budget do evento. Em seguida é extremamente importante ter a quantidade média de pessoas que serão contempladas pelo evento. Levantar junto com a equipe gestora a quantidade ideal de público. É esse número que vai nortear todas as demais ações.

Caso o público seja pagante, é o valor que eles pagarem que vão cobrir as despesas do evento (de forma total ou parcial). E se for uma ação gratuita, pensar antecipadamente em fortes estratégias para que consiga retornar os valores para custear o evento, ou cobrir o objetivo central (como elevar a autoridade ou vender algo específico, por exemplo).

Torna-se relevante também o alinhamento prévio com toda a equipe, do objetivo e estratégia do evento, quantidade de público, quantidade de dias a serem trabalhados, as ações que ocorrerão, os outros profissionais terceirizados/contratados que irão colaborar, etc.

Pesquisa com o Público

• Expectativas: Compreender melhor o que os participantes esperam da imersão.
• Restrições Alimentares: Garantir que todas as necessidades especiais sejam atendidas.
• Dados estratégicos: Coletar informações e dados que sejam estratégicos para o evento.
• Feedbacks anteriores: Levantar dados de imersões passadas para melhorias.

Escolha e Confirmação do Local

Fazer visita técnica: é crucial para garantir o sucesso, a segurança, a elétrica, segurança, acessibilidade e a eficiência de um evento. Ela permite a antecipação e solução de problemas, como falhas estruturais ou de infraestrutura, antes que ocorram durante o evento.

• Reservar o local: Garantir que o espaço seja adequado e confirmar disponibilidade.
• Contrato e pagamentos: Formalizar a contratação do local.
• Infraestrutura: Verificar iluminação, sistema de som, climatização e acessibilidade.
• Manual de Procedimentos: Solicitar e revisar o manual técnico e rider técnico.
• Estacionamento: Verificar opções próximas e fechar parcerias.

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   Cronograma

   Detalhar horários de montagem, chegada da equipe, credenciamento, início, intervalos, encerramento e desmontagem.

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   Audiovisual

   Contratar Videomaker, Fotógrafo e técnicos especializados em iluminação e sonorização.

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   Alocação de Equipamentos

   Verificar necessidade de caixas de som, microfones, telão e flipchart.

Coffee Break e Alimentação

É extremamente relevante selecionar um cardápio que atenda às restrições alimentares do público. Rodar antecipadamente uma pesquisa para entender as restrições irá colaborar muito para direcionar ao Buffet as necessidades do público, esse cuidado faz toda a diferença.

• Dia do Pitch de Vendas: Garantir um almoço especial.
• Guia para o público: Fazer um PDF com o cardápio selecionado.
• Recomendações: Elaborar lista de restaurantes próximos caso o almoço não seja fornecido.

• E-mails do Funil de Aquecimento: Envio programado para preparar os participantes.
• Mensagens no WhatsApp: Comunicação antes e durante o evento.
• Grupo de Avisos: Criar comunidade no WhatsApp para comunicações importantes.
• Divulgação: Obter fotos oficiais do espaço para utilização na divulgação.

Gestão de Staff

Enviar listagem completa de staff (palestrantes, fornecedores, equipes de produção, staff de apoio) com antecedência (ex: até 3 dias antes do evento) para organização dos acessos e segurança do local.

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   Kit da Imersão

   Definir itens personalizados como garrafa, mousepad, caderno e caneta. Garantir entrega com dois dias de garantia para correções.

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   Materiais Impressos

   Caderno, adesivos de identificação, crachá/credencial e termo de consentimento de gravação.

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   Cenografia

   Planejar letras caixa, backdrops e totens. Aproveitar a iluminação local para as cores da identidade visual.

Teste de Áudio e Vídeo

Checar microfones e caixas de som. Levar pilhas extras. Reunir todas as apresentações de todos os palestrantes em um só arquivo para evitar transições problemáticas. Definir tela de descanso (imagem/vídeo fixo).

Organização do Credenciamento

• Designar equipe responsável (própria ou recepcionistas).
• Garantir identificação via pulseira ou crachá.
• Identificar equipe de produção de forma diferenciada.
• Controlar acessos e assentos reservados (ex: VIP).

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   Finalização

   Recolher material, devolver equipamentos alugados e realizar pagamentos pendentes.

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   Feedback

   Aplicar questionário de satisfação e coletar depoimentos para divulgação.

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   Melhoria Contínua

   Reunir pontos de melhoria para próximas edições.